Cómo crear tus formularios para el nuevo reglamento general de protección de datos.

Cómo crear tus formularios para el nuevo reglamento general de protección de datos.

Hoy veremos cómo crear nuestros formularios para el nuevo reglamento general de protección de datos. Una de las muchas novedades que trae el RGPD es que los formularios con los que captamos datos, deben cumplir varios requisitos. ¿Te quedas a verlos?

No queda casi nada para la entrada en vigor del Nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGDP), concretamente el 25 de mayo de este año. En anteriores post os comentábamos la importancia de empezar cuanto antes con las modificaciones que nos indica la Agencia Española de Protección de datos, pero lo cierto es que nueve de cada diez de las empresas españolas NO están listas para este cambio.

Un dato bastante alarmante sabiendo que el incumplimiento de estas nuevas normativas puede derivar en una sanción de 20 millones de euros o el 4% del volumen del negocio.

Algunas cosas que debes saber sobre el RGDP:

¿Por qué se hace?

La Unión Europea quiere que las personas tengan un mayor control sobre cómo se utilizan sus dato personales.
La legislación actual fue creada antes de que Internet y la tecnología dieran lugar a estas nuevas formas de explotar los datos, por lo que este nuevo reglamento busca abordar eso. Al reforzar la legislación sobre protección de datos e introducir unas medidas mucho más estrictas, la UE espera mejorar la situación.

Por otro lado, la UE quiere ofrecer a las empresas un entorno jurídico más fácil para ponerlo en práctica, haciendo que estas nuevas medidas sean iguales en todo el mercado.

Tengo una empresa u organización ¿Cómo me afecta el nuevo reglamento de protección de datos?

Si estás en posesión de una empresa u organización, el nuevo Reglamento será aplicado a todos los responsables o encargados del tratamiento de datos establecidos en la Unión Europea, como hasta ahora, también se extiende a los responsables y encargados no establecidos en la Unión Europea que se dediquen al tratamiento de una oferta de bienes o servicios destinados a ciudadanos de la Unión como consecuencia de monitorización y seguimiento del comportamiento.

Soy ciudadano. A mí, ¿cómo me afecta el nuevo reglamento de protección de datos?

Este nuevo Reglamento aporta una garantía adicional en el caso de los ciudadanos. A día de hoy, para las empresas que tratan datos, no era necesario mantener una presencia física sobre un territorio, pero el nuevo Reglamento pretende adaptar los criterios que determinan qué empresas deben cumplirlo a la realidad del mundo de internet.

Es decir, el reglamento ahora será aplicable a empresas que estuvieran tratando datos de personas de la Unión Europea y, sin embargo, estaban rigiéndose por normativas de otras regiones o países que no siempre ofrecen el mismo nivel de protección que el establecido en la UE.

Pues obtener más información en nuestros dos anteriores post:

Nuevo Reglamento General de Protección de Datos 2018 – Información general
Reglamento General de Protección de Datos 2018 – Asesoramiento

Después de recapitular algunos datos, vamos al lío:

Cómo crear tus formularios para el nuevo reglamento general de protección de datos.

1- Modificar las cajitas de suscripción:

Cualquier campo a rellenar, ya sea de suscripción o formulario, que no recoja el consentimiento del usuario de forma inequívoca, tiene que ser eliminado o, por supuesto, modificado.

2- Cómo hago para que mis formularios se adapten a la nueva normativa:

Todos tus formularios deben de contener un check box (cajita de verificación) para conseguir el consentimiento del usuario.

El nuevo reglamento dicta la obligación de informar de los nuevos aspectos a los interesados. La información expuesta deberá ser clara y concisa, es decir, con un lenguaje sencillo que pueda ser entendido por el interesado.

Además, deberás añadir información por capas. Tranquilo, sabemos que todo esto puede ser un poco lío. Por ello, vamos a dejarte con un documento creado por la Agencia de Protección de datos que te explica cómo incluir toda la información necesaria en capas: Guía para el cumplimiento del deber de informar. (página 5)

Ejemplo de formularios por capas:

3- ¿Qué pasa con el email marketing?

No hay problema en seguir realizando campañas de email marketing, por ejemplo con plataformas como mailchimp. Pero se tienen que cumplir otras normas impuestas en formularios para el nuevo reglamento general de protección de datos.

Al igual que en los formularios de la web, las normas se aumentan con el objetivo de ofrecer más protección al usuario.

  • Debe ser clara la aprobación del usuario.
  • Ofrecer la posibilidad de dar de baja su suscripción.
  • Explicar de forma sencilla cómo se van a tratar sus datos.
  • Explicar la elaboración de perfiles.
  • Datos del delegado de protección de datos.
  • Los fines a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento.
  • La posibilidad de transferir sus datos personales a un tercer país u organización internacional.

4- ¿Que va a pasar con los suscriptores que tengo ahora?

La normativa dice que:
“Los tratamientos iniciados con anterioridad al inicio de la aplicación de RGPD serán legítimos siempre que ese consentimiento se hubiera prestado de modo en que prevé el propio RGPDF, es decir, mediante una manifestación o acción afirmativa”

Es decir, las formas de consentimiento por omisión no sirven. Si tienes tu base de datos sin consentimiento no podrás seguir usando estos registros.

Deberías revisar cómo has consigo los datos para que puedas adaptarlos a las nuevas reglas del RGPD.


Esperamos que toda esta información te haya servido de ayuda. Si eres de los que aun no ha conseguido ubicarse, en Hermes Ingeniería te ayudamos a poner a punto todas las nuevas reglas que trae consigo el Nuevo Reglamento General de Datos.

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